在商务活动中，商务书信可以用来传递信息、洽谈生意、磋商问题。尽管快捷的通信工具，如手机、传真机、电子邮件等发展迅速，并在现代商务活动中逐渐普及，但书信依然有着其他商务通信形式无法取代的功能，在各种通信方式中仍占据重要地位。

商务信函不需要华丽优美的词句，应尽量使用简单朴实的语言准确表达自己的意思，让对方清楚了解自己想说什么。下面是写作商务信函的礼

仪要求。

1.口语化

每一封信函的往来，都是商务人士之间的一次交流。人都是感性的，所以商务人士需要在自己的信函里体现感性的一面。然而很多人都有_种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单地来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我或我们做主语，这样才能使信函读起来热情，显得更为友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

2.语气语调

由于商务人员写的信函都有其目的性，所以在信函里所釆用的语气语调也应该符合自己的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，你要写的这封信函是想达到一个什么样的目的，自己希望对收信人产生一种怎样的影响，是歉意的、劝说性的，还是坚决的、要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3.简明扼要

信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点，如果不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情地舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听。

在信函中，当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

4.真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以商务人士的信函也必须能够充分体现自己的真诚。不管说什么，都要带着己方的诚意去写。把写好的信函拿起来认真读一遍，确保你的自然和真诚。

5.礼貌

我们这里所说的木国，并不是简单用一些礼貌用语就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别入交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去今后的合作机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对你的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，你可以据理力争，说明你的观点，但注意要讲究礼节，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承；真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

6.检査

写完之后，一定要检査。最基本的一点是要确保拼写和语法正确，然后检查一孑自己所提供的事实、数据等是否有错。即使在你的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏你在沟通方面的可信度，并使别人对你表达的其他信息产生怀疑。