在现代商务活动中，尽管手机、传真机、电子邮件逐渐普及，并以其快捷和方便的特点迅速发展，但商务书信依然是商务通讯的基础和重要内容之一，传真、电子邮件等通讯文件的书写依然要遵循和借鉴书信礼仪规范，书面商务信函仍然是普遍承认的具有法律效力的经济交往工具，因此，商务书信礼仪的地位仍然非常重要。

1.称谓要得体

称谓也叫称呼语，信函的称呼语要准确，符合寄信人与收信人的特定关系，要正确表现收信人的身份、性别等。称呼语使用不当，可能会得罪人，也可能使收件人没兴趣往下看信件的具体内容。

要正确使用对方的姓名与头衔，这是一个重要的礼节问题。一般平时对对方称呼什么就写什么。在格式上，称呼语在信的第一行起首的位置单独成行，以示尊重。如果是自己尊敬的领导和长辈要写成“尊敬的某某”;写给非亲属的长辈、业务伙伴，一般在姓氏、名字或姓名后加职务、学衔或职称，如王经理、李江工程师等。中国人习惯称职务，欧美人一般愿意被称呼学衔。如果不知道对方的姓名和头衔，在发函前最好先打电话询问收信人的姓名与头衔。

2.语气要亲切、直接、自然，像面对面说话一样

即便使用传真或语音信箱，也应通过恰当的语言和语气使对方有一种亲近感。尽管信函的格式比较正式，但行文应尽量规范化、口语化。

3.语言要恰当

含有性别歧视或易产生歧义的词语均不应使用。要从收信人的角度突出说明：“他为什么要关心此事”,“这事与他有什么关系”以及“这对他有什么好处”,让读信人一开始就进入角色。要开门见山，把最重要的内容写在最前面，对收信人可能提出的问题应尽量先做回答。这样，即使收信人看了一半时中断阅读，也会了解书信的基本内容。

4.内容要丰富、具体、准确

正文是书信的主体，  即写信人要说的话，要交代的事情。正文…般

从信的第二行前面空两格开始。书信尽管内容写法各不相同，但是都要表情达意，以具体、准确为原则，要字迹工整、言之有物、语句通顺，还要措辞得体，根据收信人的特点和写信人与收信人的关系来进行措辞。应避免写错字或打字错误，这不仅不礼貌，还会给人粗心的印象。恰当驾驭语言文字能产生影响力，即使是书面联系也能对他人的感受和行动产生影响，并通过语言文字的魅力给对方留下好感。有时即使对方不同意你的意见或建议，也会对你流利的书法、通畅的文字和彬彬有礼的态度留下深刻的印象。

5.如何结束信函

信函的结尾部分一般要有结束语、致敬语、署名或签名，以及日期。结束语如：“特此函告”、“专此说明”等，致敬语如：“此致敬礼”、“恭喜发财”等。署名、签名可并用，也可签名单独用，函件一般还需要加盖公章。人们很重视亲笔签名，有人接到信后还会看是亲笔签名还是签章。