新闻发布会是一个社会组织向新闻界发布有关组织信息、解释组织重大事件而举办的活动。新闻发布会是借助大众传播媒介扩大影响、解释问题的一种信息传播沟通方式、社会组织的组建、重大事件的解释、发布新战略、推出新产品、签约新项目、开通新产业等等重大事件都可以举行新闻发布会。需要通过正式途径告知新闻媒体时，发布会是一个常见的必不可少的手段。

第一，准备新闻发布会主题材料，包括发言稿、新闻通稿(发给记者)、宣传材料、回答记者提问的提纲(答记者问的备忘录)。这些内容要事先有充分准备，并进行过研究和讨论。新闻发布时，对相关内容要统一认识、口径，主要内容有专门起草稿件并打印出来，分发给记者。

第二，确定新闻发布会主持人和发言人。主持人一般由单位宣传部门的负责人担任。新闻发言人是发布会的最主要角色，一般由组织的宣传事务官员承担，有时也由组织主要负责人担任。发言人级别高、有权威性。为了工作方便，可以给发言人配设助理人员辅助工作。新闻发言人回答记者提问，是在众目睽睽之下，就重要问题回答记者可能提出的尖锐问题，因此，是一项具有挑战性、难度较大的工作。新闻发言人回答问题时，体现其政策水平、理论素养、语言表达能力和应变能力。

第三，确定邀请记者的人数和单位(报纸、电台、电视台、网站),一旦确定要提前一周发送请柬，并通过电话落实是否来参与。

第四，选择合适的时间和地点。时间通常是上午10点或下午3点，1—2小时左右。在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。新闻发布会的场地可以选择户外(事件发生的现场，便于摄影记者拍照),也可以选择室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。

第五，新闻发布会注意事项。我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的，政府机关组织新闻发布会按照程序工作。对企业而言，举行“××信息发布会”或“××媒体沟通会”即可。

第六，新闻发布会的具体事项安排也要考虑。如：会议厅容纳人数多少，主席台的大小，新闻发布会的席位摆放；投影设备和麦克风，电源位置；布景的主题内容，会议日期，企业标识，背景色调；外围场景的布置，如横幅竖幅、飘空气球、拱形门等；相关服务饮料的提供等等。