理货单证是指理货机构在理货业务中使用和出具的单证。理货单证是船舶载运货物在港口交接当时的数量和状态的实际情况的原始记录，因此具有凭证和证据的性质。

理货单据具有以下作用。

（1）承运人与托运人或提单持有人之间办理货物数字和外表状态交接的证明。（2）承运人、托运人、提单持有人及港方、保险人之间处理货物索赔案件的凭证。（3）船舶发生港口安排作业、收货人安排提货的主要依据。（4）船舶在航行途中，保管、照料货物的主要依据。（5）买卖双方履行贸易合同情况的主要凭证。2.理货单证的种类1）理货委托书

理货委托书是委托人委托理货机构办理理货业务的书面凭证。

2）计数单

计数单是理货员理货计数的原始记录。它是判断卸船货物数字是否有溢、短装，装船货物数字是否正确的唯一依据。船方对计数单比较重视，在理货过程中，要经常检查理货员编制的计数单是否准确。3）现场记录

现场记录是理货人员记载货物异常情况和现场情况的原始凭证。如发现进口货物在船上有原残、混装、隔票不清等情况，均应编制现场记录。

4）日报单

日报单是理货组长向船方报告各舱货物装卸进度的单证。进口和出口货物不能合制一张日报单。日报单上的货物吨数为参考数，货物件数是准确数，它根据当班的计数单填写。

5）货物溢短单

货物溢短单是记载进口货物件数溢出或短少的证明。它由理货组长累计计数单，对照进口舱单汇总编制。货物溢短单的编制，关系到船方的经济利益，必须经大副或船长签字。

6）货物残损单

货物残损单是记载进口货物原残情况的证明。它由理货组长根据现场记录汇总编制。货物溢短单必须经大副或船长签字。

7）分港卸货单

分港卸货单记载两港分卸的同一票货物在第一卸货港卸货件数的证明。由理货员编制，作为第二卸货港理货的依据。

8）货物分舱单

货物分舱单是分港分舱记载每票货物装舱部位的清单。一个卸货港编制一份，由理货组长根据装货单编制。

9）货物积载图

货物积载图是出口货物实际装舱部位的示意图，由理货组长根据装船过程中的变化，随时修改货物配载图而绘制成的。

货物积载图对船方了解货物装船情况和货物在舱内的积载部位，对卸货港安排卸船作业和卸港理货工作，都起着重要的作用。

10）理货证明书

理货证明书是委托方确认理货工作的凭证，由理货长编制。理货证明书是理货机构向船舶公司或其代理人结算各种费用的依据。