(1)计划

1)用料部门请购单。用料部门请购单是采购业务的凭据。请购单由各企业自行制定，虽没有统一的标准格式，但应包括：请购单号（识别.编号)、请购单位、申请日期、订购数量、功能要求、需要日期、采购单号、供应商名称、供货日期等。另一种是与产品设计图样相配套的材料清单。它表明一件成品所需的各种材料、零部件的数量以及采购后的验收标准。

2)汇集信息。各类采购信息为采购决策和审核请购单提供依据。它包括：

①外部信息。外部信息主要有：市场供求状况及预期，价格波动及趋势，供应商的多

少，其产品的质量、价格、运距与运费、供应可靠性，市场上新材料、新设备、替代品的情况和供应状况，以及政府对物品使用的政策和法规等。

②内部信息。内部信息主要有：生产计划任务，物品消耗定额、消耗统计资料，设备能力，所需物品的性能、用途，进货和供应能力，物流组织状况和资金条件。

③产品信息。产品信息主要有：产品说明书、材料说明书、功能说明书等。

上述信息既可以从企业的数据库汇集，也可以从外部采集。

3)采购决策。采购决策是采购管理中最主要的内容。在请购单审核后，要对以下几个方面的问题进行决策：

①品种决策，即确定采购物品的品种规格以及功能要求。

②采购量决策，即确定计划期内的采购总量。

③供应商决策，即选定供应商和供应渠道。

④采购方式决策，即决定现货采购还是远期合同采购；同种物品，向一家购买还是向多购买；是由各事业部分散采购还是由集团总部采购；是网上采购还是招标采购。.

⑤订购批量决策，即确定一次订购的数量和批次。

⑥采购时间决策，即确定订购周期（即两次订购的时间间隔）、进货时间。

⑦采购价格决策，即确定合理的价位，并考虑折扣等优惠条件。

⑧进货方式决策，即确定物流配送还是自行提货等。

⑨确定参与采购的人员。企业规模大小不同，参与采购的人员差异很大。

一般的企业都有采购部门，将所需采购的物品分成若干类，由各组分别采购。买生产装备，.涉及到技术问题和大额投资时，除了专业采购人员外还需技术人员、管理人员、使用人员，乃至最高主管的参与，以作出投资重大决策。

4)编制采购计划。决策后要编制采购计划，包括年度采购计划，它表明大类物品的采购总量，其目的在于与市场供应资源的平衡，与企业内货物的进、存、用的平衡，与企业的资金、成本、费用等指标的平衡。季度和月度采购计划是在年度计划的指导下，按具体品种规格编制的，是具体落实年度采购计划，组织日常采购的任务书。

(2)组织实施

1)选择供应商。对于供应链中的供应商，可以通过局域网将采购计划信息传输给他们，要求他们执行。而对于非供应链中的供应商，采购部门可以将生产所需物品的供应商编成一也表，对那些质量好、价格低、货物交付及时、服务周到的供应商进行比较，从中择优选取。

2)商务谈判。与选中的供应商进行谈判，要做到知己知彼c/谈判要做到“双赢”才能使谈判成功。

3)签订采购合同。签订采购合同是将“双赢”结果，以符合法律规范的书面形式确定下来，明确双方的权利、义务以及违规的处理。

4)验收人库。采购部门要配合仓库部门按有关合同规定的数量、质量、验收办法、到货时间做好验收人库工作。财务部门按人库单及时付清货款，对违反合同的要及时拒付或提出索赔要求。

(3)监控

1)合同监管。对签订的合同要及时进行分类管理，建立合同台账平台，按期检查合同执行情况，并将执行过程及时输人数据库，以对供应商作出评价。采购部门要加强与供应商的联系，督促按期交货。对出现的质量、数量、到货时间等问题要及时交涉。同时要与企业内部的其他部门密切配合，为顺利执行合同做好准备。

2)购后评价。所购物品投人使用后，采购部门要与使用部门保持联系，掌握使用情况、使用效果以及服务水平，并考查各供应商的履约情况，以便决定今后对供应商的选择和调整。