单证制作的质量如何直接关系到能否顺利结汇，因此单证的制作必须符合商业习惯和实际需要。单证制作原则上应做到正确、完整、及时、简明、清晰。

(一)正确

这是单证制作的五项要求中最重要的一条。正确是单证工作的前提，单证不正确就不能达到安全收汇的目的。例如：在制单过程中各种单证必须做到“三相符”;单单相符；单证相符；单同相符。在以信用证进行结算时，单证必须坚持严格相符的原则，从这一要求来看，"单证相符"和"单单相符"显得尤为重要，否则会由于单证不符遭到国外银行的拒付而直接影响收汇。

在实际业务中卖方除了要做到"单单一致、单证一致"外，还必须做到单证与所交的货物一致以及单证与货物买卖合同相一致。所以，企业审核单证的标准要做到“四相符”:单单相符、单证相符、单同相符、单货相符。

在制单过程中，不仅要保证单证内容正确，同时还要求出口方出具的各种单证的种类、份数和签署等也必须与信用证的规定相符。

(二)完整

完整就是指整套单证必须完整无缺，体现在两个方面。

1.成套单证的群体完整性

成套单证的群体完整性即保证单证种类齐全，按照信用证的规定一一照办，除主要单证外，一些附属证明、收据也要齐全。保证单证份数不短缺，在交单时按信用证中对所需单证的要求出齐，避免多出或少出。

2.要求每一种单证所填内容必须完备齐全

保证每份单证本身应具有的格式、项目、文字内容、签章、背书都完整无缺，否则就不能构成一份有效的文件，也不能被银行接受。

(三)及时

在国际贸易中，出口单证的时间性很强，单证工作的及时性体现在两个方面。

1.出单及时

各种单证都有其适当的出单日期，必须紧紧掌握信用证的装运期、有效期、交单期，并保证各种单证的出单及交单日期符合实务操作顺序。例如：提单日期不得迟于装运日期；保险单和商检证书的日期不得迟于提单的日期；发票日期不迟于汇票日期；提单日期不迟于汇票日期等。保证各单证之间的日期不相互矛盾而造成单证不符。

2.结汇及时

单证制好后，应在信用证的有效期和交单期内送交银行办理议付结汇手续，争取早日结汇，以免因逾期而造成银行拒付。

(四)简明

单证内容应按信用证规定和国际贸易惯例填制，力求简明，力戒烦琐。为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节内容，从而减少工作量，提高工作效率，也有利于提高单证的质量。

(五)清晰

所谓清晰主要是指单证的表面清洁、美观、大方，单证中的内容清楚、易认；单证各项内容的记载简洁、明了，单证的格式设计、文字使用标准化、规范化。如果说正确和完整是单证的内在质量，那么清晰则是单证的外在质量。