展品运输是筹办展览的主要业务工作，也是国际展览物流的最重要环节。其业务范围主要包括：制订展品运输工作方案，确定展品类别、数量，安排展品的征集、制作、购买，安排展品、道具、宣传品、行政用品的运输，协调安排展品等货物的装箱、开箱、清点、保管，协作的效率和效果对国际展览起着直接的、重要的影响和作用。

运输工作是将展出所用的展品、道具、资料、行政用品、工具等用陆运、空运、海运或综合方式从货物原所在地运到展出所在地，并运回或运到下一个展出地点及办理有关手续的工作。

展览运输，尤其是国际展览运输，是一项需要重视并认真做好的工作。运输不发达，可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况，可能导致很严重的后果。展览运输大致可分为三个阶段：运输筹划、去程运输和回程运输。

1）运输筹划

运输工作需要统筹策划。运输筹划涉及运输方式、运输路线、运输日程、运输费用、运输公司和代理等因素。

（1）调研。运输筹划之前首先要掌握各方面的情况，这就需要进行调查研究。调研的范围主要根据工作需要安排，可以包括：运输公司，报关代理，交通航运条件，可能的运输路线和方式，发运地和目的地，车船运输设施，港口设备的效率、安全状况，运输周期和班轮、班车，航班时间及费用标准，发运地和展出地对展品和道具的单证及手续要求与规定。（2）路线与方式。运输路线与运输方式有着密切的关系，常常互为决定因素。

运输路线最简单的是门到门运输。这里的门到门运输是指将卡车开到展出者所在地装货，然后直接开到展场卸货的运输方式，不是指将货物交给运输公司，由运输公司安排运输，在展场交货的门到门运输服务。国际运输最常使用的路线可以分为三段：第一段，从展出者所在地将展品陆运到港口；第二段，从港口将展品海运到展览会举办国的港口；第三段，从港口将展品陆运到展览会所在地。运输费用通常也是这样计算的。

运输方式主要有水运（包括海运和内陆水运）、空运、陆运（包括火车运输、汽车运输等）、邮递、快递、自带等。运输方式也可分为集中运输或分别运输、专运等。

其他运输方式，包括特快专递，适于特急、小件物品。另外，如果展品不多，很多展出者愿意随身携带，但是要注意海关手续问题。

选择运输路线和方式的因素主要有：路程，距离远近；时间，距离开幕式的时间；展品情况和特性，即数量、体积、重量等；特殊要求，比如展品是否易腐，是否需要冷藏等；费用，包括运费、保险费，海运和空运的保险费大不一样；安全性。

运输路线和运输方式的安排有一些原则：尽量将展品运至展览现场，即安排门到门运输或门到门运输服务；尽量使用集装箱或其他安全的运输方式；尽量不要多次发运，争取一次发运，发运批数多了容易造成混乱；尽量减少搬运次数，以降低损率；尽量避免转船、转运。

（3）日程。展品运输的日程要尽早安排，以便能协调安排好一系列工作，包括展品、道具、资料等展览用品的筹备，使展品及其他展览用品能在恰当的时间运抵目的地。

（4）费用。费用通常分为展品费和运输费。展品费大多体现在正常的经营管理费用中，因此，大多不反映到展览中。但是，展品运输经理和展览项目经理应当心中有数，在确切地计算展览成本效益时需要考虑展品开支。

运输费在开支中比较突出，通常分为运费（陆运、海运等）和杂费（装卸、仓储等）两大类，统称运杂费。运杂费一般包括以下内容。

①运输里程。远则贵，但是越远则平均里程越便宜，这是运费中最显著也是最容易懂的因素。

②劳务。运输安排过程中需要的人力费用。

③时间。运输公司有正常运输日程，正常收费。但是，如果发运人需要加快运输，运输公司就需要作出专门安排，费用也将上升。比如，按规定货运卡车每天只运行800km。如果时间紧，必须在一天内运行1000km以上，就必须安排两个司机昼夜赶路，费用自然要多收。

④税。运输途中产生的收费征税要全部加入运费中。

（5）集体运输和单独运输。集体展出通常由组织者统一安排运输。统一运输有许多好处：一是可以节省参展者的时间和费用；二是可以避免混乱；三是可以保证将展品按时运到展地，并可以使用集装箱方式运输，安全、快捷。如果是单独展出，或者集体展出却不统一安排集体运输，那么展出者就需要自己安排运输事宜。单独安排运输的程序与统一安排运输基本一样。

（6）运输问题。运输工作安排不周到便会发牛问题，最常见的问题有：全部或部分展品、道具未及时运到；展品、道具因包装不好而破损；尺寸、重量不合适，给运输、装卸带来麻烦，并可能导致额外费用（作特殊安排）和延误时间；缺少单证，比如产地证、检疫证等，导致额外费用甚至导致扣货、付款等麻烦和损失；未随身将单证携带齐全，导致有关手续延误；运输标记不明确，造成运输延误；野蛮拆箱，造成包装箱破损，回运时再使用困难；包装箱储存不善，造成丢失。

2）去程运输

去程运输是指展品自展出者所在地至展台之间的运输，一个比较完整的集体安排的去程运输过程可以大致分以下几个阶段。

（1）展品集中。这是集体展出、统一安排运输的特点。参展者交各自的展品、道具运到指定的集中地点。首先要安排一个合理的展品集中日期，合理是指考虑到参展者准备展品的时间和运输所需时间而决定的日期。展品集中后，由集体展出的组织或受委托的人理货，根据展品量安排运输箱及运输事宜。然后将展品箱拼装装入运输箱内。

（2）装车。装车指在展品集中地将运输箱装上卡车，运往港口、机场或车站。装车日期与下一程的长途发运日期应衔接好。装车要做好现场记录，核对箱数、监督装车、办理手续。发车后立即通知装货港口、机场或车站的运输代理准备接货。

（3）长途运输。这是运输的中心环节，包括水运（海运和内陆水运）、空运和陆运（火车运输和卡车运输），还可能包括中途的转运，其中，海运手续最为复杂，卡车运输最为简单。

（4）交接。安排运输的人员可能不参加展览会，因此要将有关情况交代给指定的展台人员。由于运输环节多，因此要交代仔细，有关工作和情况可以列成表。

（5）接运。接运是指在目的地接收展品，办理有关手续，并将展品安排到展馆。展品发运后，应委托或派人在目的地接运，要了解展品到达情况，如果有延误，立即采取措施，与运输公司、运输代理、港务局、展览会组织者等有关单位联系，商量办法，争取提前靠港卸货并尽快运到展场。另外也要了解装卸设备、办事效率、手续环节等情况，提前做好卸货及运抵展场的安排。

（6）掏箱。掏箱指将展品箱从运输箱中掏出或卸下，并搬运到指定的展台位置，可以委托运输代理安排，也可以安排展台人员做。如果委托运输代理安排，展台人员也应予以协助；要事先安排好掏箱时间、设备和工作，并考虑开箱、走动、搬运、布置等工作，确定道具、展品箱卸放位置。

（7）开箱。开箱指开展品箱，开箱工作一般由展台人员自己做，特殊展品可以安排专业人员开箱。开箱次序要根据展台布置进度和展场情况事先安排好，道具箱先开，其次开大件展品箱，贵重物品和小件物品箱后开。

3）回程运输

回程运输是指将展品运回至展出者所在地的运输，简称作"回运"。但是对于安排统一运输的集体展出组织者而言，将展品自展台运至原展品集中地的运输称作“回运”，然后将展品自展品集中地分别运回给参展者所在地的运输称作“分运”。还有一种情况是将展品运至下一个展览地，传统上称作"调运"。

（1）回运。回运与去程运输基本相同，只是运输方向相反，除了包装、装箱、装车要抓紧时间外，其他时间一般要求不高。

（2）分运。展品回运到原先的展品集中地后，由集体展出的组织者或委托的运输代理将展品箱再分别运还给参展者。分运工作也需要认真做，如果不是原负责人做，需要做工作交接。展品发运后，要及时通知参展者接货，清点、装车、发运等工作都要有记录存档，以备将来查询。

（3）调运。调运也称作转运或调拨，有关安排和手续与去程运输相似。如果紧接着有一个展览会，展品自然需要调运到新展地。如果下一个展览会日期还比较遥远，则会产生回运还需要调运的问题，需要权衡工作需要，比较运费、仓储费及占用流动资金等情况再作决定。如果是国际间的调运，可能会有比较复杂的海关手续。

4）有关的手续

做展品和运输工作需要办理一些手续，包括办理单证、办理海关手续、办理保险等。参加国内展览，自上而下带展品，有关手续和单证要简单一些。参加国际展览，运输展品，有关手续要复杂得多。出国办展览都需要办理展品和运输单证、海关手续、保险手续，但是，各国、各地对单证的具体要求可能不一样，海关和保险手续的具体种类、具体程序也不尽相同，需要事先了解。

（1）单证。单证是展品和运输有关单据、证明、文件的统称。单证可以大致分为展品单证、运输单证、海关单证和保险单证。

①展品单证。展品单证是有关展品的证明和文件，出国展览需要办理的单证多一些。展品单证包括展品清册、普惠制原产地证书、原产地证明书、领事认证、商品检验证书、动植物检疫证书、濒危物种再出口证书、熏蒸证明、配额证等。

②运输单证。运输单证是办理运输所需的单据、证明、文件。运输环节越多，尤其是国际运输，单证的要求一般也就越多。发货人办理运输需要填发一些委托通知，包括委托租船通知书、委托装船通知书、空运托运书，等等；装货时需要办理一些单证，包括货载衡量单、装箱单、集装箱配箱明细表等；运输方收到展品后，出具提货单证，包括提单（海运提单、空运提单等）、铁路货运单等；回运展品后的委托分运通知单等；运费结算单证，包括运费清单、运杂费结算证明等。运输工作每一事项一般都有一份书面单证，主要运输单证有：委托装船通知书、货载衡量单（Cargo Measurement and Weight Sheet，CMWS）、装箱单（Container Load Plan，CLP）、集装箱配箱明细表、提单。

（2）海关。如果是出国展览，需要办理海关手续，程序是：①出国前在本国海关办理出关报关手续；②在展出地海关办理进关报关手续；③展后回国前，在展出地海关办理出关结关手续，也称再出口报关；④回国展品运回后在本国海关办理进关结关手续，也称作再进口报关。

①和④项是在本国海关办理手续，②和③项是在展览会所在地海关办理手续。海关报、结关手续是随展览货物流向办理。海关报关手续可以由展出者办理，也可以委托给运输报关代理办理。但是，也有些国家和地区海关规定必须由报关代理办理。

（3）保险。组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。保险涉及投保险别、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。

展品的运输工作是一项比较烦琐、复杂的工作，可能将运输工作中的大部分具体业务委托给代理办理。但是，展品的运输必须掌握全面情况，指挥、协调、监督、配合有关方面保质保量地做好展品和运输工作，以保证展览工作的顺利进行。