(1)提出会见要求。应将要求会见的人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告诉对方，接见方应及早给予答复，约定时间。若不能接见，应委婉解释。

按照国际规则，在国际交往中，各主权国家不分大小、强弱，是一律平等的。因此，提出会见要求的既可以是东道国，也可以是来访国使节。从国际礼节惯例和两国的关系上考虑，东道国应根据对方的身份及来访的目的，在来访者抵达的当日或次日，安排相应的领导人和部门负责人会见。来访者及外交使节亦可以根据两国关系和本人身份及来访目的与性质，主动提出拜会东道国的某些领导人和部门负责人。

通常，礼节性拜会是由身份低的人拜会身份高的人，来访者拜见东道主。外交使节到任或离任，应对与本国有外交关系的国家驻当地使节作礼节性拜会。

(2)会场布置与座位安排：

场地安排：会见通常安排在会客室或办公室，也有在宾客下榻的会客室内进行会谈。桌上经常放置两国国旗，现场设置标有中外文字的座位卡，卡片字迹应整洁、清楚，以便对号入座。会见会谈的场地应安排足够的座位，若谈话声音不足以让全体人员听清楚，应事先安装扩音设备。

会见座位安排：可采取宾主各坐一边，也可采取宾主穿插的坐法，记录员和翻译人员坐在宾主的后面。国际上通常这样安排：主宾、主人席安排在正门位置，客人座位安排在主人右侧，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就坐，主方陪同人员在主人一侧按身份高低就坐。我国习惯是分两边坐，客人坐右边，各方随行陪见人员按宾主两边就坐。客人座位安排原则上依据国际礼宾次序惯例，并结合具体情况灵活运用。

会谈座位安排：会谈分为双边会谈和多边会谈。双边会谈通常是用长方形的桌子或圆形的桌子，多边会谈采用圆形或摆成方形的桌子。不论什么形式，均以正对门的位置为上座。

(3)通报安排事宜：作为接见一方的安排者，应主动将会见的时间、地点、主方出席人等，以及具体安排和有关注意事项通知对方，以便对方及早做准备。作为前往会见的一方，则应主动向接见方的安排者了解上述情况，并通知有关出席人员。

(4)摄影：如会见时需要安排合影，应事先排好主要人员的合影图和布置好摄影设备。合影时，主人和主宾居中，并以主人右侧为上，按礼宾次序安排其他人员。一般来说，合影时主接见者的两边均应安排主方人员。

(5)迎送：客人到达门口时，主人可在主楼大门迎接，也可在会客厅门口迎候。若是选择后一种迎候方式，主人应安排工作人员在大门口迎接并引导至会客厅。会见结束时，主人应送客人至车前或门口握别，目送客人离去后才可走开。

(6)回访：客人来访一段时间后，主人应回访。外交团之间对同等级的到任礼节性拜访，按惯例均应回拜，身份高者对身份低的人的拜见也可不予以回拜。此外，若客人是参加外交场合的特有仪式，则不需回拜，如庆典、凭吊等，在对方举行特有仪式时前往拜访即可。

(7)其他：会谈会见时还应注意其他一些事项。如，会谈开始时，除与会人员外，其他人员应退场；若安排采访，可在会谈开始前采访几分钟，然后全部离场；应事先备好饮料等。