除了专用签字厅，可以将会议厅、会客室按照签字厅的规范进行布置。正规的签字桌应该为长桌，上面铺有深色的台布。签字桌应面向房门，横放于室内。

如果是双边合作，桌子后面应摆放两把椅子；如果签署的是多边合同，可以为每位签字人摆一把椅子，也可以只摆放一把椅子，供签字人轮流就座。签字桌上应事先放好待签的合同文本、签字笔、墨水、吸水纸等文具。签署国际性商务合同时，应在签字桌上摆放各方的国旗。

在正式签署合同之前，各方应该对合同的任一条款以至细节都达到一致的认同。签约仪式的主方应提供待签合同文本，稳妥起见.还可向各方提供一份副本  在准备时可以会同各方指定人员一起进行文本的校对、印刷和装订等准备工作。正式合同文本应该尽量精美·内页以高档的白纸印刷，规格一般为A4。

签字人视合同的性质由各方确定，一般由谈判代表出任签字人，各方签字人的身份应大体相当。参加签字仪式的随行人员，一般由各方参加会谈的人员组成，人数也应大体相等，

签字仪式是非常严肃的.各方签约人员也应该重视服饰礼仪。签字人、助签人以及各方随行人员都应该穿着正式西服套装。签字仪式上的礼宾人员可以穿西服套裙或者旗袍类的礼仪性服装。

签署双边合同时，主方签字人应坐在签字桌的左侧，客方签字人坐在签字桌的右侧。双方各自的助签人应站在己方签字人的外侧，以便在签字过程中随时对签字人提供帮助。双方其他随行人员可以按顺序在自己--方签字人的对面就座，或按照职务高低列成一排站在签字人的身后。排列时主方自右向左、客方自左向右，如果一行位置有限，可以继续排列站在第二行、第三行。

签署多边合作协议时，签字桌后面仅设一把坐椅的情况居多。各方签字人可以依照事先约定的顺序，依次前去签约。各方的助签人应遵照“以右为尊”的惯例，站立于签字人的左侧。其他各方的随行人员应按照一定的顺序，面对签字桌站立或就座。

签字仪式按照预定的时间开始后，各方签字人员按顺序进入签字厅，按照座次礼仪在既定的位置上就座。签字时由助签人协助翻开文本，指明签字处。各方应首先在己方的文本上签字，再交由他方签署，交换的工作应由助签人来完成。在己方文本上签字时，应当使自己名列首位，这样在次序排列上可以使有关各方都有机会居于首位，以示各方平等。在礼仪上，这种做法被称为“轮换制”。如果签署的是多边合同，一般由主方代表先签字，然后依一定次序由各方代表签字。

签字完成后，助签人换回各自的文本，各方签字人相互握手，随行人员应起立鼓掌表示祝贺。有时签字人会交换各自刚刚使用的签字笔，作为纪念。此后，礼宾人员应端上香槟酒，大家共同举杯，相互祝愿，签字仪式在喜庆的氛围中圆满结束。