办公设备是公用的，私人的各种事务请不要随意在公用设备上进行。虽然说现代社会是一个讲求自由的社会，可是公私分明的原则却不能丢，比如公事与私事，公就是公，私就是私.两者必须要分明。这也充分显示了一个人的个人自觉性问题。

1.使用电脑的注意事项

不要在工作期间玩电脑游戏；学会正确使用，如果不会使用请别人帮助，但要看一看别人是否有空；注意保养电脑，每次使用公用电脑之前，若有时间，可将电脑杀毒，使大家都有一个安全的使用环境；注意文件的保密，不要偷看别人的东西，不要占用他人的存储空间或硬盘文件夹。

2.使用会议室的注意事项

桌面或地下如有污损或脏乱，离开时应随手以抹布或吸尘器清理，以保持会议室清洁。使用会议室的文具或其他用品完毕之后，立刻归还原位。饮料纸杯应放入垃圾桶。个人的外套或衣服、书包在会议室中应放置整齐，勿置于桌上。下雨天的雨伞应放置于会议室外。

3.使用复印机的注意事项

复印机是公司里使用频率较高的公共设备，同事容易在使用时间上发生冲突，一般来说，遵循先来后到的原则，但是如果后来的人印的数量比较少，可让他先印。当先来的人已花费了不少时间做准备工作，那后来者就等一会儿再来。在公司里一般不要复印私人的资料。如果碰到需要更换碳粉或处理卡纸等问题，不知道如何处理时，可请别人来帮忙。如果复印机纸用完，谨记添加，不要悄悄走掉，把问题留给下一个同事，让人觉得你不为别人着想。使用完毕后，不要忘记将你的原件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，给自己带来不便。使用完后，要将复印机设定在节能待机状态。

4.商务传真规范使用礼仪

利用传真通讯的主要优点是操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。有些时候，清晰度难以确保。

职场人士在利用传真对外通讯联络时，必须注意下述两个方面的礼仪问题：

a.必须得法使用

使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。不然，会令其效果受到一定程度的影响。

本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告知自己重要的交往对象。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。

对于主要商务往来对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，在向对方发送传真前，最好先向对方通报一下。这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。

发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。

单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使之处于自动接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

b.必须依礼使用

办公人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象，处处不失礼数。

在发送传真时，…般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。

出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员也须依礼相待。

人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此，在收到他人的传真后，应当在第一时间内采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时问，耽误对方的要事。