在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项：

(1)文电中的外国国名，应使用全称。同一国名如出现数次，至少首次应用全称。  如习惯用简称，可使用正式简称。  某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，不可使用简称。  文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。

(2)文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式，可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混乱不清。  签署者与受文者要相适应，人对人，单位对单位。如系人对人，双方身份要相当。

(3)文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯(参见本书“姓名与称呼”)。

致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常有“向×××致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。  文尾的致意语，向外交部或大使馆发照会可用“顺致最崇高的敬意”;向代办处发的照会不用“最”字，只用“顺致崇高的敬意”。纯属事务性的文书，也可不用“最”字。非外交机构使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。

(4)关于译文。  对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下，凡纯属一般事务性的函件，可只用外文(指驻在国文字或通用的外国文字);对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。

(5)对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列(如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排一行),然后再在下一行前面空一格续排行文。  如文书较短，不宜把文字都挤在信纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。

盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小(如带国徽的印章，国徽应印在机关衔上)为宜。

(6)要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重新打印，不得涂改。

(7)用纸要合乎规定。

(8)收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。