宴请活动一般均先发请柬。  这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘作用。  有的国家，如邀请国家最高领导人作为主宾，还单独发一邀请信，以示特别尊重。

请柬内容一般应包括活动的主题、形式、时间、地点、主人的姓名等。外文请柬通常还打上被邀人的姓名称呼。中文请柬则把被邀请人的姓名写在信封上。请柬行文不用标点符号，其中的人名、单位名、节日名应尽量采用全称。请束印刷或书写均可。书写时，要求字迹清晰美观。

除了宴请临时来访人员，时间紧促的情况以外，宴会请柬一般应在二三周前发出，至少亦应提前一周，太晚了不礼貌。  有的人甚至因此拒不应邀。已经口头邀约的，也应补送请柬备忘为好，可在请柬一角注明“备忘(To remind)”字样。需要排座位的宴会，为了便于事先确切掌握和安排座位，可要求被邀者收到请柬后给予答复。  为此，可在请柬下角注明“请答复(R.S.V.P)”。如仅要求不能出席者给予答复，则可注上“不能出席者请答复(Regrets only)”,并注明己方电话号码。另外，也可在请束发出后打电话询问对方是否出席。比较隆重、正式的大型宴会，最好先排好席位，并在请柬左下角注明席次号(Table No.××),然后根据落实后的出席情况，再略加调整。

国家领导人和驻外使节举行正式宴会，需用正面印有烫金国徽的折页请帖，请帖中外文应用红色铅印。一般请帖虽不带国徽，但以用红色铅印为好。

国际上通常做法，如邀请夫妇二人，可只合发一张请柬。  我国国内有些场所需凭请柬入门的，也可夫妇各发一张。请柬的格式与行文，中文本与外文本不完全一致，可以各按其习惯办事，不必强求一致。